Unternehmen haben oft Probleme mit Papierdokumenten, was zu fehlenden, veralteten oder ungesicherten Informationen führen kann. Darüber hinaus ist die Verwaltung digitaler Dokumente angesichts des exponentiellen Datenwachstums in den letzten Jahren zu einer immer größeren Herausforderung geworden.
Die Lösung zur Bewältigung solcher Probleme hängt von einer intelligenten Unterstützung beim organisatorischen Dokumentationsmanagement ab.
Was ist DMS und wie profitiert es von KI?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Softwareprogramme, mit denen Unternehmen elektronische Dokumente speichern, verwalten und verfolgen können. Mit KI kann digitale Dokumentation intelligenter, einfacher und schneller verarbeitet, gespeichert und extrahiert werden als mit Papierdokumenten. Dies kann dazu beitragen, Zeitverschwendung zu vermeiden, die Zusammenarbeit und das Engagement zu verbessern und gängige Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
Da das DMS mit KI mehr Dokumente und Daten liest, kann es außerdem seine Fähigkeit verbessern, Informationen durch Automatisierung zu identifizieren und zu verarbeiten. Das DMS mit KI kann beispielsweise die Klassifizierung von Dateien automatisieren, Daten aus mehreren Quellen extrahieren, die Dokumentation nach relevanten Kategorien gruppieren und die Entwicklung von Inhalten und Dokumenten unterstützen. Dies kann Zeit sparen und die Genauigkeit verbessern, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und einer höheren Produktivität führt.
DMS kann die Sicherheit erhöhen, indem es den Zugriff auf vertrauliche Dokumente kontrolliert und robuste Zugriffskontrollen wie Benutzerberechtigungen und Kennwortschutz bereitstellt, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Informationen zugreifen können. Dies kann dazu beitragen, Datenschutzverletzungen zu verhindern und das Unternehmen vor potenziellen rechtlichen und finanziellen Verbindlichkeiten zu schützen.
Ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein entscheidender Vorteil für Unternehmen, aber das einfache Speichern von Dokumenten reicht in der heutigen digitalen Landschaft nicht mehr aus. Um Ihren Dokumentenverwaltungsprozess wirklich zu optimieren, sollten Sie ein DMS in Betracht ziehen, das zusätzliche Funktionen bietet, die über die grundlegende Speicherung hinausgehen.
In diesem Artikel untersuchen wir vier wesentliche Aspekte, die ein DMS von den anderen abheben.
Wie wähle ich das beste DMS für Ihren Produktsupport aus?
1. Mehrsprachige Unterstützung und automatische Übersetzung
Ein wirklich robustes DMS sollte Sprachbarrieren überwinden und mühelos Dokumente in mehreren Sprachen verarbeiten.
Das bedeutet, über eine einfache Übersetzungsfunktion hinauszugehen und sicherzustellen, dass die Suchfunktion intelligent genug ist, um relevante Informationen in Dokumenten zu finden, auch wenn sie nicht in der ursprünglichen Abfragesprache vorliegen.
Ganz gleich, ob Sie mit globalen Teams oder internationalen Kunden zu tun haben, ein DMS, das Sprachlücken versteht und überbrückt, ist für eine reibungslose Zusammenarbeit und einen effizienten Informationsabruf unerlässlich.
2. Stichwortsuche und NLP-gestützte Suche
Herkömmliche Suchfunktionen können einschränkend sein, insbesondere wenn Benutzer Schwierigkeiten haben, die richtigen Keywords zu finden, oder wenn Informationen über verschiedene Dokumente verstreut sind.
Ein zukunftsorientiertes DMS beinhaltet Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) Funktionen zur Aktivierung erweiterter Suchfunktionen. Auf diese Weise können Benutzer Fragen stellen und genaue Antworten erhalten, wobei Antworten aus mehreren Quellen bei Bedarf zusammengefasst werden.
Durch die Nutzung von NLP wird Ihr DMS zu einem intelligenten Assistenten, der Benutzern hilft, die benötigten Informationen zu finden, auch wenn sie sich bei den spezifischen Schlüsselwörtern nicht sicher sind.
3. Meta-Daten
Der effiziente Zugriff auf die Dokumentation ist für die Produktivität von größter Bedeutung. Ein DMS, das Metadaten unterstützt, ermöglicht es Benutzern, Dokumente auf der Grundlage relevanter Attribute wie Tags, Stichwörtern und Kategorien zu organisieren und zu kategorisieren.
Ein außergewöhnliches DMS geht jedoch über die manuelle Metadatenanwendung hinaus. Wenn das System den Inhalt hochgeladener Dokumente versteht, kann es automatisch relevante Metadaten-Tags anbringen und so die Organisation und den Abruf von Dokumenten optimieren.
Mit dieser intelligenten Funktion wird das Finden des richtigen Dokuments zum Kinderspiel, was die Produktivität steigert und wertvolle Zeit spart.
4. Unterstützung für Rich Media
Moderne Geschäftsumgebungen erfordern Unterstützung für verschiedene Dateitypen, darunter Textdateien, Schaltpläne, technische Zeichnungen und sogar Videos.
Ein umfassendes DMS sollte eine Vielzahl von Rich-Media-Formaten berücksichtigen und sicherstellen, dass alle wertvollen Informationen gespeichert, indexiert und leicht auffindbar sind.
Ganz gleich, ob Sie Multimedia-Projekte verwalten oder mit unterschiedlichen Inhaltstypen zu tun haben, ein DMS, das Rich Media-Unterstützung bietet, garantiert, dass Ihr Team alle relevanten Ressourcen effizient finden und nutzen kann.
Bei KNOWRON Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Unternehmen, insbesondere Mitarbeiter ohne Schreibtisch, bei ihren täglichen Abläufen mit einem KI-basierten virtuellen Assistenten zu unterstützen, der als leistungsstarkes Dokumentationsverwaltungssystem dient. Im Gegensatz zu einfachen DMS basiert unser Produkt auf der Natural Language Processing-Technologie, die es dem System ermöglicht, Informationen aus der gesamten Dokumentationspipeline schnell auszuwählen und zu extrahieren. Mit unserem virtuellen Assistenten können Benutzer einfach Fragen stellen und erhalten in wenigen Sekunden Antworten.
Wir sind bestrebt, realistische Ziele zu erreichen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Förderung der Transparenz in der gesamten Organisation
Es ist wichtig, dass Mitarbeiter bei Bedarf auf die richtigen Dokumente zugreifen können, unabhängig davon, ob es sich um Handbücher, Prozessanweisungen, Tutorials, Richtlinien oder jede andere Art von Dokumentation handelt.
Mit unserem DMS bieten wir einen zentralen Ort für alle Dokumente und stellen so sicher, dass alle mit den gleichen Informationen arbeiten. Dieses zentrale Archiv wird zur Informationsquelle für das gesamte Unternehmen und fördert die Transparenz.
Schnelles Durchsuchen mehrerer Dokumente
Unser DMS macht jedes Dokument innerhalb von Sekunden vollständig durchsuchbar, sodass Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen finden können, unabhängig davon, ob sie sich im Titel, in den Tags oder im Textkörper des Dokuments befinden. Mit dieser Funktion können Mitarbeiter ohne Schreibtisch effizienter und produktiver arbeiten.
Inhalte sicher speichern
Knowron DMS bietet einen sicheren Speicher für alle Dokumente und stellt sicher, dass sie in einem zentralen System gesammelt werden und sensible Daten geschützt sind. Diese Funktion hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften und Standards wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR), die eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert.
Fördern Sie die Zusammenarbeit und die Erstellung von Inhalten
Wenn ein DMS es Benutzern ermöglicht, Inhalte wie Tutorials, Anleitungen zur Fehlerbehebung oder Berichte zu erstellen, können Mitarbeiter in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, was die Erstellung von Inhalten einfacher und schneller macht. Diese Funktion macht das Hin- und Herbearbeiten durch E-Mail-Threads, Entwürfe und andere zeitaufwändige Methoden überflüssig.
Was steht auf dem Spiel?
- Effiziente Zeitnutzung, da die Notwendigkeit entfällt, organisatorische Dokumentensilos nach relevanten Informationen und Kenntnissen zu durchsuchen
- Kostengünstige Abläufe und Services mit einer kompetenteren, sichereren und fehlerfreien Belegschaft
- Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften durch die Verwendung verifizierter Wissensquellen und die Dokumentation aller Anfragen und Anweisungen zur Rückverfolgbarkeit
In unserem Unternehmen bemühen wir uns täglich, unseren Kunden eine intelligente und effiziente Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Dokumente zu bieten.
Um dies zu erreichen, fragen wir uns immer wieder, welche Funktionen unser Produkt enthalten sollte, um die bestmögliche Unterstützung beim Dokumentenmanagement zu bieten. Wir sind uns der Herausforderungen bewusst, vor denen Unternehmen und die Branche heute stehen, und es ist unsere Mission, unser Produkt in dieser Hinsicht wegweisend zu machen.
Dank des Fachwissens und der Kompetenzen unseres Teams verbessern wir ständig unsere Systemfähigkeiten. Wir sind zuversichtlich, dass unser virtueller Assistent die spezifischen Funktionen enthalten wird, die ihn leistungsstark machen und ihn in Bezug auf die Funktionen zur Dokumentationsverwaltung von anderen abheben.
